弊社は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護に関する法律、関係法令及びガイドライン等を遵守して、個人情報を適切に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じ、社員教育を実施するなどします。

１．個人情報の取得

弊社は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により、個人情報を取得します。

 

２．利用目的

弊社が利用者の個人情報を取得する利用目的は、次のとおりです。ここに定めのない目的で取得する場合は、利用者の個人情報を取得する際に、弊社はあらかじめ利用目的を明示して行います。

① 不動産の売買・賃貸借・仲介・管理及びこれらに付帯・関連するサービスの提供

② 不動産の管理（建物・設備の保守や清掃を含みます。）の受託

③ 駐車場・スポーツ施設等の所有、経営、賃貸、管理及び運営

④ より良い企画及びこれに関連した活動の利用者への連絡

⑤ 利用者の個人認証及び審査

⑥ 個人情報を統計的に集計・分析し、個人を識別・特定できない形態に加工した統計データの作成

⑦ 広報活動及び広告

⑧ イベント及びアンケート調査等の案内

⑨ 弊社の業務への従業者の採用活動

⑩ 弊社が取り扱う損害保険及び生命保険に関する業務並びにこれらに付帯・関連するサービスの提供

⑪ 第二種金融商品取引業に関する業務及びこれに付帯・関連する業務

⑫ 特定建設業に関する業務

⑬ 警備業法に基づく警備業

⑭ 不動産特定共同事業法に基づく事業

⑮ 信託受益権の保有及び売買

⑯ 特定目的会社、特別目的会社（財務諸表等の用語、様式及び作成方法に関する規則に定める会社をいいます。）及び不動産投資信託に対する出資並びに出資持分等の売買及び管理

⑰ 新規事業の検討及び実施

⑱ 弊社が事務局となる各種団体等の運営

⑲ 上記利用目的の達成に必要な範囲内での個人情報の第三者への開示・提供

 

３．正確性の確保

利用目的の達成に必要な範囲で、個人データ（弊社が管理する個人情報データベース等を構成する個人情報をいいます。以下同じ。）を正確かつ最新の内容に保つよう努めます。

 

４．安全管理

一 弊社は、取り扱う個人データの、漏えい、滅失又はき損の防止その他の安全管理のための必要かつ適切な措置（以下「安全管理措置」といいます。）を講じます。安全管理措置の具体的内容は、主として二に記載のとおりです。

なお、弊社はお客様（以下「利用者」といいます。）との取引やサービスを提供するために、個人データに関する取扱いを外部に委託することがあります。この場合のおいても、二に記載のものなど、安全管理措置を講じます。

二 主な安全管理措置の具体的内容

⑴ 基本方針の整備

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問及び苦情処理の窓口」等について本保護方針を策定し、必要に応じて見直していきます。

⑵ 個人データの安全管理に係る取扱規程の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について、必要に応じて規程を整備し、見直していくこととしています。

⑶ 組織的安全管理措置

次の事項について、対応することとしています。

① 個人データの管理責任者等の設置

② 就業規則等における安全管理措置の整備

③ 個人データの安全管理に係る取扱ルールに従った運用

④ 個人データの取扱状況を確認できる手段の整備

⑤ 個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施

⑥ 漏えい等事案に対応する体制の整備

⑷ 人的安全管理措置

次の事項について、対応することとしています。

① 従業者との個人データの非開示契約等の締結

② 従業者の役割・責任等の明確化

③ 従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練

④ 従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認

⑸ 物理的安全管理措置

次の事項について、対応することとしています。

① 個人データの取扱区域等の管理

② 機器及び電子媒体等の盗難等の防止

③ 電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止

④ 個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄

⑹ 技術的安全管理措置

次の事項について、対応することとしています。

① 個人データの利用者の識別

② 個人データの管理区分の設定及びアクセス制御

③ 個人データへのアクセス権限の管理

④ 個人データの漏えい・毀損等防止策

⑤ 個人データへのアクセスの記録及び分析

⑥ 個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析

⑦ 個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査

⑺ 委託先の監督

個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、それに必要な契約の締結、実施状況の点検等、外部委託に関する取扱ルールを整備、実行のうえ、定期的に見直していくこととしています。

⑻ 外的環境の把握

個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を実施していきます。

 

５．外国における情報の取扱い

当社は、個人データの取扱いを海外にある外部に委託するに当たって、次の安全管理措置を講じるとともに、個人情報保護法で求められる、委託先における個人データの安全管理措置に相当する措置（以下「相当措置」といいます。）を義務付けた委託契約を委託先との間で締結するようにしていきます。

⑴ 次の項目について年に1回、定期的に書面等により確認を行っていくこととしています。

① 移転先の第三者による相当措置の実施状況

② 移転先の第三者の所在する外国における相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある制度の有無

⑵ 相当措置の実施に支障が生じた際には、是正を求め、当該相当措置の継続的な実施の確保が困難となったときは、個人データの提供を停止します。

⑶ 委託契約では、委託契約の範囲内で個人データを取り扱う旨、必要かつ適切な安全管理措置を講じる旨、従業者に対する必要かつ適切な監督を行う旨、再委託が必要な場合の事前承諾、個人データの第三者提供の禁止等を定めることとしています。

 

６．個人データの第三者への提供及び第三者からの取得

⑴ 弊社は、次の場合を除き、個人データを第三者に提供することはしません。

① 利用者によりあらかじめ同意を得ている会社・団体に提供する場合

② 法令に基づく場合

③ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要なある場合であって、利用者の同意を得ることが困難であるとき。

④ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、利用者の同意を得ることが困難であるとき。

⑤ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。

⑥ 第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除きます。）

⑵ 個人データを第三者に提供したとき、又は第三者から取得したとき（個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます。）、提供・取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令に定める事項を記録し、保管します。

 

７．個人関連情報の第三者への提供

⑴ 弊社は、法令に定める場合を除き、第三者が個人関連情報を個人データとして取得することが想定されるときは、当該第三者において当該個人関連情報のご本人から、当該個人関連情報を取得することを認める旨の同意が得られていることを確認することをしないで、当該個人関連情報を提供しません。

⑵ 弊社は、法令に定める場合を除き、前項の規定による確認に基づき個人関連情報を第三者に提供した場合には、当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先に、どのような個人関連情報を提供したか、どのように第三者がご本人の同意を得たか等）について確認し、記録します。

 

８．センシティブ情報の取扱い

弊社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報等をいいます。）並びに労働組合への加盟、門地及び本籍地、保健医療並びに性生活に関する個人情報（センシティブ情報）については、特に慎重に取り扱うものとします。

 

９．個人番号及び特定個人情報の取扱い

弊社は、個人番号及び特定個人情報について、法令で限定的に明示された目的以外のために取得・利用しません。また、番号法で限定的に明示された場合を除き、個人番号及び特定個人情報を第三者に提供しません。

 

10．仮名加工情報の取扱い

⑴ 仮名加工情報の作成

弊社は、仮名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報を言います。以下同じ。）を作成する場合には、以下の対応を行うものとします。

① 法令に定める基準に従って、適正な加工を施すこと

② 法令に定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること

⑵ 仮名加工情報の利用目的

弊社は、仮名加工情報の利用目的を変更した場合には、変更後の利用目的をできる限り特定し、それが仮名加工情報に係るものであることを明確にしたうえで、公表するようにします。

 

11．Cookie等の識別子に紐付けされた情報の取得・利用・提供

Cookie（クッキー）とは、ウェブサイトを閲覧した際に、ウェブサイトから送信されたウェブブラウザに保存されるテキスト形式の情報のことです。また、ウェブビーコンとは、ウェブページや電子メールに小さな画像を埋め込むことによって、利用者がそのページやメールを閲覧した際に情報を送信する仕組みです。本ウェブサイトでは、cookie、ウェブビーコン又はそれに類する技術（以下「Cookie等」といいます。）を利用して、利用者の情報を保存し、利用しています。

弊社は、Cookie等に保存された識別子を統計的に収集・分析することができるサービスとして、Google Inc.が提供するGoogle Analyticsを利用しております。Google AnalyticsのCookieによる情報収集や情報の取扱いについて、また、Googleが提供するサービスのプライバシーポリシーについては、次のサイトをご確認ください。

https://policies.google.com/?hl=ja

また、利用者は、オプトアウト用のブラウザーアドオンにより、Google Analyticsからオプトアウトすることができます。

 

12．開示・訂正・削除

弊社は、個人データを正確かつ最新の状態で管理するよう努めます。また利用者から弊社が保有している個人データの開示（確認・記録の開示を含みます。）を求められたときは、ご請求者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、所定のルールに基づき手続を行います。万一誤った情報があれば、必要な調査のうえ、訂正又は削除します。

 

13．その他

弊社では、利用者の個人情報の保護を図るために、関係法令その他の規範等の変更に伴い、本方針を改定する場合がございます。改定があった場合は、ホームページにてお知らせします。

 

14．お問合先

ご連絡先は、次のお問合窓口となります。

なお、ご照会者がご本人であることをご確認させていただいたうえでご対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。

 

レジデンス・ビルディングマネジメント株式会社

〒104-0033 東京都中央区新川1丁目27番7号

代表者　代表取締役　酒井 政美

総合ナビダイヤル（音声ガイド） 0570-032-011

受付時間：9：00～18：00（土日祝日を除く。）

 

掲載日: 2018年 (平成30年) 12月6日

改定日：2022年（令和４年）3月3１日